Une description de l'importance du sponsoring pour le financement de nos événements

3 avril 2023

Nous vous avions déjà parlé de l’importance de la billetterie pour le financement de nos événements, en nous appuyant sur les statistiques de l’AFUP Day. Aujourd’hui, nous nous intéressons à notre seconde source principale de financement, en nous basant sur le bilan financier du dernier Forum PHP : le sponsoring. Parce que sponsoriser un événement AFUP, c’est avant tout lui permettre d’exister !

Le financement d’un événement tel que le Forum PHP repose sur 2 sources de financement : la billetterie de l’événement et le sponsoring. À l’heure où notre campagne de sponsoring en vue du Forum PHP 2023 bat son plein, nous vous proposons de découvrir le bilan financier du Forum PHP 2022, afin de mieux comprendre comment cette source de recettes est essentielle pour nous permettre de vous accueillir lors d’un événement d’une telle ampleur, et de renouveler l’événement d’année en année. Sans sponsors, pas de Forum PHP !

Répartition des recettes

Lors du Forum PHP 2022, 54,11% des recettes sont issues de la billetterie (138 600€). 45,88% des recettes sont issues du sponsoring (117 500€).

Dépenses liées à l’événement

Le coût de l’organisation d’un événement comme le Forum PHP 2022 se répartit en 5 grands postes de dépenses, pour un coût global de 261 500€ (tous les sommes présentées ici sont TTC) :

• la location du centre de conférences de l’Hôtel New York - The Art of Marvel (une surface d’environ 2500m2 entièrement privatisée au coeur de Disneyland Paris)
  
• la restauration (buffets de petits-déjeuner, pauses et déjeuner pendant 2 jours pour 800 personnes et l’apéro communautaire)
  
• l’équipe technique et logistique (techniciens présents pendant 3 jours pour le montage, l’événement et le démontage, équipe de captation des conférences, service de sous-titrage des conférences, service d’aménagement des stands sponsors et animations diverses)
  
• l’accueil des speakers et de l’équipe de bénévoles (déplacement, hébergement, repas des speakers, petit cadeau de remerciement)
  
• le fonctionnement associatif qui permet de porter l’événement (salaires, stockage, frais divers liés aux sites, à la banque, etc…)
  

  Détails des postes de dépenses

  

  La restauration (36,41% du coût global)

  Nourrir 800 personnes par jour alors que les cerveaux chauffent en conférence, ça a forcément un coût (95 223€) ! La restauration est le premier poste de dépenses pour le Forum PHP 2022. Les dépenses alimentaires au Forum PHP 2022 représentent 36,41% du coût global de l’événement, tout en sachant que les coûts de traiteur chez Disney sont un peu moins importants que les années précédentes, tout en maintenant le niveau de qualité. En effet, et c’est assez rare pour être souligné : le traiteur semble avoir réussi à combler tous les estomacs, et le tout sans générer de gâchis alimentaire important ! Une réussite aux yeux de l’AFUP, qui sait que le sujet de l’alimentation est très sensible pour son public.
  En 2022 nous vous avons proposé un apéro communautaire, qui représente 15,36% du montant global de ce poste, soit 14 647,44€. C’est un coût que nous ne pouvons plus nous permettre d’assurer : notre priorité va aux conférences, mission première de l’événement, et une soirée moins coûteuse est à l’étude pour l’édition 2023.
  

  Les frais techniques et logistiques (29,64% du coût global)

  Dans l’ombre, ce sont près d’une vingtaine de personnes qui travaillent sur l’aspect technique de l’événement.
  L’équipe technique est celle imposée par Disneyland Paris. Ce poste a augmenté par rapport aux années précédentes, mais nous n’avons pas de latitude pour faire jouer une quelconque concurrence. Le budget technique (techniciens et location de matériel audio-visuel) représente ainsi 66,13% des frais techniques et logistiques totaux.
  Les frais liés à la captation et au sous-titrage des conférences représentent 10,37% des frais techniques et logistiques totaux.
  L’aménagement des stands est géré par une société extérieure. La location de son matériel, sa livraison et son installation représentent 8,91% des frais techniques et logistiques totaux.
  13% de cette catégorie de frais techniques couvrent également les rollups, badges, impressions et frais divers.
  Enfin, des animations telles que l’atelier Légo ont un coût relativement peu élevé, mais qui nécessitent d’être pris en compte (1,24%).
  Au total ces frais techniques et logistiques représentent 77 524€.
  

  La location du lieu (22,36% du coût global)

  La location du lieu n'est que le troisième poste de dépense pour le Forum PHP 2022 (58 524€). Le contrat locatif nous donne accès à 2 amphithéâtres d’environ 450 places chacun d’une surface totale de 740m2, un hall sponsors de plus de 1000m2, un foyer propice aux animations, un espace bagagerie, une salle d’accueil pour les conférenciers et une salle utilisée par l’équipe AFUP.
  Le lieu est aussi à 10 minutes à pied d’une gare TGV et RER, permettant un accès facile depuis les plus grandes villes de France.
  Le choix de la salle a donc notamment été motivé par sa surface - le Marriott Rive Gauche devenant trop petit pour réunir tout notre public -, par la présence d’une gare TGV et RER à proximité et également, par l’absence de salle équivalente (autant en terme de surface que de compétitivité des tarifs) plus proche de Paris.
  

  Accueil des speakers et des bénévoles (10,51% du coût global)

  L’organisation de l’événement hors de Paris a fait grimper les frais d’hébergement de nos conférencières et conférenciers. D’environ 70 chambres sur 3 nuits, nous sommes passés à 90 chambres sur 3 nuits. Cependant, il est à noter que le prix unitaire des chambres est inférieur à celui que nous connaissions sur des Forum PHP organisés dans Paris ces dernières années. Le coût lié à la réservation de chambres d’hôtel pour les speakers ainsi que pour notre staff représente 68,79% des coûts d’accueil totaux.
  Les frais de déplacements sont aussi couverts par cette catégorie du budget de l’événement. En 2022, ces frais ont représenté 13,47% du budget total lié à l’accueil : nous encourageons les speakers comme les équipes à réserver leurs billets au plus tôt, permettant ainsi de limiter les frais.
  Enfin, à cela s’ajoute le dîner d’accueil des speakers, organisé au sein du Disney Village, qui représente 15,33% du montant total dans cette catégorie de dépenses, et les petits cadeaux, pour 2,41% du montant total.
  Au total ces coûts d’accueil des speakers et des bénévoles représentent 27 482€.
  

  Les frais de fonctionnement associatif et frais divers

  Organiser un tel événement n’est possible que parce que l’équipe travaille à l’année, et s’appuie sur des services annexes nécessaires au bon fonctionnement de l’association.
  Ainsi, sans qu’on puisse réellement les inclure aux dépenses liées directement à l’événement, les frais salariaux (liée à leur employée et l’aide administrative depuis 2023) sont à prendre en compte. Les frais liés au maintien des sites, les frais bancaires, les frais de stockage du matériel de l’AFUP par un prestataire externe, sont également tout autant de postes de dépenses, que les recettes d’un événement comme le Forum PHP permettent de couvrir et qui impliquent que nos événement doivent générer du bénéfice.
  

  Sponsoriser, mais avant tout, soutenir !

  Le Forum PHP 2022 est régulièrement évoqué parmi nos membres comme “le meilleur de tous les Forum PHP”. Ce compliment nous touche au plus haut point, nous donnant le sentiment que malgré toutes les contraintes et les risques, les efforts menés par notre organisation ont porté leurs fruits. Maintenant que vous avez une meilleure visibilité sur les finances de l’événement, événement porté à 95% par des bénévoles, vous comprendrez d’autant plus à quel point ce titre nous fait chaud au cœur !
  
  C’est pourquoi nous souhaitons vous rappeler que le sponsoring des entreprises de notre écosystème est au cœur de l’événement. De telles dépenses ne sont possibles que grâce à notre solide tissu d’entreprises, généreuses et solidaires avec leur communauté. Sponsoriser l’événement, c’est bien sûr une occasion de présenter vos outils, travailler votre marque employeur, permettre à vos équipes de s’améliorer, ou de rencontrer vos futur.e.s équipier.e.s.
  
  Mais sponsoriser, c’est avant tout soutenir la communauté et permettre à l’AFUP de continuer à proposer un événement devenu incontournable chaque année à l’automne. Sponsoriser, c'est vous assurer de pouvoir compter, au quotidien comme à l'avenir, sur l'association qui fédère la communauté. Sponsoriser, c’est montrer que PHP est un langage dynamique, en perpétuelle évolution, vivant et ce, pour longtemps. Sponsoriser, c’est aussi un acte militant !
  
  Nous sommes une association, et nous avons besoin de vous.
  
  Retrouvez toutes nos offres pour l’édition 2023 en demandant à recevoir le dossier de sponsoring. Nous restons à disposition pour toute clarification des chiffres présentés dans cet article.

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Thème : Cycles de conférences / Cycle de conférences : Forum PHP 2022 / Année : 2023