Une description de l'importance de la billetterie pour le financement de nos événements
18 janvier 2021
Au moment de prendre votre place pour l'AFUP Day 2021, vous pouvez vous demander comment se répartissent les coûts d'organisation d'un tel événement, et à quel part votre billet participe à sa tenue. Dans notre optique de toujours rester transparents avec notre communauté, voici le détail du financement d'un cycle de conférences tel que l'AFUP Day.
L’AFUP est une association loi 1901, dont le fonctionnement à l’année est rendu possible grâce à deux principales sources de financement : les cotisations à l’association et les revenus générés par ses événements nationaux que sont l’AFUP Day et le Forum PHP. Au moment d’acheter votre place pour l’un de ces cycles de conférences, il est naturel de vous demander dans quelle mesure votre argent permet de contribuer à la bonne tenue de l’événement. Quelle est la part de la billetterie dans les revenus de ces événements nationaux ? Quels postes de dépenses permettent-ils de couvrir ?
Voici le détail des recettes et dépenses d’un cycle de conférences tel que l’AFUP Day, vous permettant ainsi de mieux comprendre ce que vous financez lorsque vous réservez votre billet pour notre événement printanier.
Recettes de l’événement
L’AFUP Day est financé par deux sources de revenus : par la billetterie (vente de places au public) et par le sponsoring (vente de packages sponsors aux entreprises en échange de visibilité).
La répartition de ces revenus se présente comme suit : 
Coûts de l'événement
Le coût de l’organisation d’un événement comme l’AFUP Day se répartit en 5 grands postes de dépenses :
- La réservation de salle
- La restauration
- La couverture des frais liés aux invitations de speakers et défraiement des bénévoles
- La communication autour de l’événement
- Le fonctionnement associatif qui permet de porter l’événement.
Ces postes de dépenses se répartissent comme suit :
Détails des postes de dépenses
1. La réservation de salle (16,4%)
Sont compris sous cet intitulé, et ce pour chaque ville d’accueil de l’AFUP Day :
- la réservation d’amphithéâtre / de salle de réunion d’une jauge comprise entre 60 et 200 personnes,
- les frais techniques éventuels pour la bonne tenue des conférences, comme l’emploi d’un·e régisseur·euse technique, la location de matériel audio/vidéo.
2. La restauration (33,2%)
Sont compris sous cet intitulé, et ce pour chaque ville d’accueil de l’AFUP Day :
- La commande de buffets de petits déjeuners, de pause café du matin, de déjeuners, de pause café de l’après-midi auprès d’un traiteur local, pour 60 à 200 personnes. Nos critères de sélection imposent un fournisseur qui met en avant les produits locaux, de saison, et qui porte un effort sur le zéro déchet.
- L’organisation en fin de journée d’un apéro communautaire avec au minimum une tournée de boissons et du snacking pour l’ensemble de l’auditoire, dans un bar de la ville.
3. Frais liés aux speakers et bénévoles (18%)
Sont compris sous cet intitulé, et ce pour chaque ville d’accueil de l’AFUP Day :
- La prise en charge des frais de déplacement et de logement de 2 à 4 speakers considérés comme “nationaux” (par opposition aux speakers “locaux”),
- L’invitation à un repas des conférenciers la veille de l’événement dans un restaurant de la ville, permettant d’accueillir au mieux les personnes nous faisant l’honneur de partager leurs connaissances avec nous,
- L’achat d’un petit cadeau de remerciement par speaker
- La prise en charge des frais de déplacement et de logement d’un membre du bureau de l’AFUP, venant en soutien à l’équipe organisatrice locale
- Les éventuels remboursements de frais divers auprès des bénévoles locaux.
4. La communication (16%)
Sont compris sous cet intitulé :
- Les prestations graphiques demandées à une graphiste en freelance (création de rollups, illustration du tote-bag)
- L’impression de rollups avec les logos de nos sponsors, différents pour chaque ville d’accueil
- L’impression des badges chez un imprimeur
- La commande de tours de cou et de tote-bags pour l’ensemble des participant·e·s de l’AFUP Day
- La création de goodies AFUP
- Éventuellement, de la publicité autour de l’événement via Google Ads
- La prime contractuelle liée à l’événement versée à la salariée de l’AFUP
5. Les frais de fonctionnement associatif (16,4%)
Outre la couverture des frais liés directement à l’AFUP Day, les revenus issus de la billetterie et du sponsoring de chaque événement permettent de :
- couvrir les frais de fonctionnement de l’association tels que le recours à un bureau comptable, les différents frais liés à l’hébergement des sites, l’emailing, les différents outils servant à la gestion de l’association (comptes meetup.org, Slack, frais de banque, location d’un box de stockage, etc…)
- couvrir les salaires versés à la salariée de l’AFUP
- financer des actions dans les antennes AFUP via des budgets qui leur sont alloués annuellement.
Ainsi, quand vous achetez une place pour un de nos cycles de conférences, vous participez au financement de l’événement en lui-même, mais également au financement de l’association qui permet de porter cet événement.
Nous espérons que ce descriptif vous permettra de mieux comprendre dans quelle mesure votre participation a un impact non négligeable sur la qualité de nos événements, tout comme sur la bonne santé de notre association.
Si vous souhaitez davantage de détails, nous vous invitons à consulter le compte-rendu de l’assemblée générale disponible dans votre espace membre : le bilan financier y est accessible et nous mettons un point d’honneur à une totale transparence de notre fonctionnement. Si vous avez d’autres questions, contactez-nous : bonjour[at]afup.org.
Et bien sûr, pensez à prendre votre place pour l'AFUP Day 2021 !
Thème : Associatif / Année : 2021