Compte-rendu de l'assemblée générale 2024

12 février 2024

Le samedi 10 février après-midi s'est tenue l'assemblée générale 2024 de l'AFUP. 52 personnes ont indiqué leur présence à l'AG, représentant, par le jeu des procurations, 202 voix. Sur place, une quinzaine de personnes s’est déplacée à Paris à la Maison des Associations, les autres participant par le biais de l'outil Livestorm. Retour sur ce moment incontournable de notre vie associative.

Bilan moral du bureau 2023-2024

Sébastien Rogier, président 2023-2024, a présenté un tour d'horizon des différents projets, pôles et groupes de travail à l'AFUP, lors de son bilan moral.

État des adhésions

Au moment de l'assemblée générale, l'AFUP compte 613 membres (dont 217 via une entreprise et 65 personnes morales). Par rapport aux années précédentes, ces chiffres reflètent une baisse en 2023 des cotisations des personnes morales en particulier : les entreprises ont moins adhéré à l’AFUP en 2023, ce qui fait également écho à la baisse de participation au Forum PHP 2023, les entreprises profitant souvent du Forum PHP pour renouveler leur adhésion.

État des lieux au sein des antennes AFUP

Depuis la fin du pic de la crise sanitaire, le constat porté sur l’activité au sein des antennes est toujours difficile : avec 53 meetups en 2023, il reste compliqué de relancer la machine et les antennes n’ont toujours pas retrouvé le niveau d’activité connu en 2019, avec plus de 100 meetups/an.
Cependant l’équipe souligne la réactivation de certaines antennes, qui étaient en sommeil depuis quelques années : Toulouse et Rennes par exemple ont repris l’organisation de meetups réguliers.

Du côté du baromètre des salaires en PHP 2023

La onzième enquête du baromètre des salaires en PHP menée par l'AFUP a été un succès, avec un record de participation de 1042 réponses ! Cette édition 2023 a été portée en collaboration avec un nouveau partenaire média, WeLoveDevs.com. La publication des résultats aura lieu en mars prochain, et une nouvelle enquête sera lancée en 2024, sur la base d’un nouveau calendrier afin de mieux correspondre aux périodes d’entretiens annuels au sein des entreprises.

AFUP Day 2023 et préparation de l'AFUP Day 2024

L’AFUP Day 2023 marquait enfin le retour de l’événement à son format multi-destinations : l’événement a été accueilli à Lille et à Lyon, et a accueilli environ 400 participants (246 à Lyon et 159 à Lille). 18 speakers étaient au programme et 17 sponsors ont soutenu l’événement.

L’AFUP Day 2024 sera quant à lui accueilli dans 4 villes : Lille et Lyon renouvellent l’expérience, et deux nouvelles villes, Nancy et Poitiers, s’ajoutent à la liste. Les équipes sont motivées, dynamiques et enthousiastes : l’AFUP Day 2024 Nancy annonce même d’ores et déjà complet !
Une adaptation du pôle antenne a été nécessaire pour permettre de suivre les 4 événements par le pôle antennes. Le fait d’avoir deux équipes plus expérimentées (Lille et Lyon) en parallèle de villes plus novices (Poitiers et Nancy) permet aussi de réguler la charge de travail : les équipes les plus rodées ont peut-être moins besoin d’accompagnement que des équipes découvrant toute l’organisation.

Forum PHP 2023 et 2024

Forum PHP 2023

Le Forum PHP 2023 a été organisé pour la deuxième année consécutive à Disneyland Paris. 29 speakers ont partagé leur savoir, 29 sponsors ont soutenu l’événement. La déception est venue de la billetterie, avec 590 places prises alors que nous attendions plus de 700 personnes.
Cette nouvelle édition a permis cependant d'initier un nouveau format de soirée communautaire, qui a rencontré le succès auprès du public. Elle a également été marquée par un énorme travail de diminution des coûts : la soirée communautaire a été beaucoup moins coûteuse qu’en 2022, les frais d'hébergement ont été moins élevés, le sous-titrage n’a malheureusement pas été renouvelé en 2023.
Enfin, le travail d’organisation de l’équipe a été salué par Sébastien : il a souligné une organisation au top pendant l'événement, avec une équipe fiable et réactive, qui en a fait l’une des éditions les plus sereines.

Préparation du Forum PHP 2024

Afin de comprendre la baisse de fréquentation (une première depuis 2016 !) et de mieux répondre aux besoins en 2024, un questionnaire de satisfaction a été envoyé aux membres du public et une enquête auprès des anciens visiteurs n’étant pas venus en 2023 a été envoyée.

Deux pistes de travail sont apparues :

• Une demande pour un programme plus technique
  
• Une recherche de solution concernant les coûts directs de l’AFUP (négociations avec nos prestataires) et indirects (les coûts annexes pour les visiteurs lorsqu’ils nous rejoignent au Forum PHP)
  Ces pistes sont d’ores et déjà étudiées et des propositions dans ce sens seront faites dans les mois qui viennent.

Pourquoi continuer à Disneyland Paris ?

Une partie du public s’interroge sur notre choix de rester à Disneyland Paris. La configuration du centre de conventions de l’hôtel New York - The Art of Marvel répond tout à fait à nos besoins : deux salles de 350-400 places, un espace modulable, un hall sponsors vaste. Il est également confortable pour l’équipe d’avoir un seul interlocuteur pour tous les sujets (hotel, traiteur, salles, technique, etc…).

Cependant, il faut savoir que l’équipe a mené une vaste recherche de salles en 2023, afin de trouver une alternative à Disneyland Paris. Plus de 50 salles à Paris et en région parisienne ont été étudiées, en collaboration avec l’office de tourisme de Paris. 26 ont été contactées, et 13 devis ont finalement été recueillis. Après étude des tarifs reçus, 3 salles étaient encore envisageables : le Novotel Paris Est (lieu d’accueil du Forum PHP 2021), l’Hôtel New Port également à Disneyland Paris, et l’Hôtel New York - The Art of Marvel.
Après mise en relation des jauges possibles dans ces lieux et des capacités financières en fonction de chaque jauge, il est apparu que seul l’Hôtel New York, avec une estimation de 700 personnes accueillies, permettait de proposer un événement rentable.

Le tableau ci-dessus indique les enveloppes budgétaires que nous pouvons allouer à la salle (incluant location d'espace + devis technique + hôtel + traiteur) en fonction de la jauge du lieu.

Le seul lieu dont les tarifs correspondent à ces prévisions budgétaires est le centre de conventions actuel. C’est pourquoi l’Hôtel New York - The Art of Marvel reste la bonne option pour le Forum PHP 2024, tout en mettant en place les leviers d’économies appliqués en 2023.

Quelques chiffres concernant les pôles et outils de l'AFUP

Le pôle outils dispose d’une équipe qui avance bien notamment grâce aux réunions mensuelles et un backlog organisé : plus de 102 PR mergées en 2023 et 50 issues fermées, 71 en cours / à faire pour 8 contributeurs.
Le prochain objectif est le changement d'hébergeur pour CleverCloud. Envie de vous impliquer à nos côtés ? Contactez-nous !

Du côté de la trésorerie

Depuis un an, une aide-comptable, Tiffany, accompagne le pôle trésorerie. Ses missions sont diverses :

• Soutien pour la classification des mouvements,
  
• Apport des bonnes pratiques,
  
• Plus de sécurité pour nos finances,
  
• Accompagnement pour le changement de cabinet comptable,
  
• Accompagnement pour l'assujettissement à la TVA de l'AFUP.
  
  Autre nouveauté, l’AFUP a changé de cabinet comptable : lors de ce changement, il nous a été signalé que nous devrions être assujettis à la TVA. Le chantier a donc démarré fin 2023, et sera terminé en 2024.
  Cet assujettissement impacte notamment les tarifs de cotisations : s’il n’y a pas d'impact sur les cotisations des particuliers (l'AFUP fait le choix d’absorber l'impact de la TVA pour ne pas augmenter le coût de la cotisation), la cotisation des personnes morales reflète l’augmentation liée à la TVA. Cependant, la capacité de récupération de la TVA rend l'opération insensible pour les entreprises.
  NDLR : découvrez l'impact du passage à la TVA sur les cotisations, sur le sponsoring et sur la billetterie dans nos articles dédiés.
  

Du côté du pôle Veille

Aujourd'hui, 375 membres sont abonnés. 23 veilles ont été envoyés en 2023, proposant 190 liens (en français et en anglais), portées par le travail de 9 bénévoles.

Réseaux sociaux de l’AFUP

L’AFUP a diversifié ses réseaux en 2023. Vous pouvez la retrouver sur :

• Twitter: https://twitter.com/afup/
  
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/afup/
  
• Instagram: @afup_php
  
• Threads: @afup_php
  
• Mastodon: @afup
  
• BlueSky: @afup.bsky.social
  
  Sa chaîne YouTube se porte aussi très bien :
• +9000 abonné•e•s à ce jour
  
• 99400 vues sur 2023
  
• 13700 heures de visionnage en 2023
  
• 1M de vue (total) depuis 2012 !
  Enfin, les vidéos du Forum PHP 2023 ont été diffusées en décembre, en mode “calendrier de l’Avent” : cela offre ainsi une meilleure visiblité à chaque conférence. Ce mode de diffusion a été un succès.
  
  

Pour clôre son bilan, Sébastien a salué le travail de l’ombre de la multitude de bénévoles qui s’implique, d’une façon ou d’une autre, au sein de l’AFUP : que ça soit au sein de l’équipe d’organisation du Forum PHP bien sûr, mais aussi au sein des antennes, des différents pôles, du programme de mentorat, du sous-titrage, etc…
Il a aussi salué le travail de la salariée de l’AFUP, qui est devenue début 2024 Directrice Opérationnelle de l’association.
Le bilan moral a été soumis à l’approbation des membres et a été voté à l’unanimité.

Bilan financier du bureau 2023-2024

Stéphanie Trumtel, trésorière 2023-2024, a ensuite présenté le bilan financier de l'année, qui s'est avéré négatif. En résumé, les dépenses se sont montées à 323k euros contre 299k euros de recettes.
Avec un résultat d'exploitation de -25 802 euros, un résultat financier de 1 896 euros, le résultat comptable se monte à -23 906 euros.

AFUP Day 2023

L’événement a été lucratif pour l’association. Il a en effet généré +34 159 euros de marge (le coût de l’événement ayant été de 15 906 euros). On note une progression de +144% de la marge sur les AFUP Day !

ForumPHP 2023

Les bénéfices de l’événement se sont montés à 130k par les inscriptions (contre 134k en 2022) et à 92k par le sponsoring (contre 118k en 2022). Les coûts étant de 226k (vs 254k en 2022), la marge de l’événement est donc négative, à -4k.

Quels éléments ont impacté nos prévisions ?

• 770 inscriptions prévues pour 592 réelles (contre 770 réelles en 2022 et 500 en 2021)
  
• Augmentation des frais dûe à l'inflation (~+10%)
  
• Pas de sponsor platine
  
• Des sponsors toujours présents mais plus intéressés par des niveaux de sponsoring moins chers (bronze et argent sans stand)
  

Cotisations

Comme il était dit en présentation du bilan moral, l'association a enregistré 396 adhésions physiques en 2023, et 65 adhésions de personnes morales. Ces adhésions ont généré un revenu de 26k en 2023 (vs 28k en 2022)

Bilan

L’équipe tire les conclusions suivantes :

• Augmentation des frais généraux,
  
• Augmentation des frais des évènements,
  
• Recours à une aide comptable (+2.5k),
  
• Rentabilité des AFUP Days excellente,
  
• Rentabilité du Forum PHP 2023 décevante,
  
• L'association dispose encore de 119k en fonds propres.
  
  Le comptable, malgré quelques remarques, reste cependant optimiste :
  
• La rentabilité des évènements (+30k) n'a pas permis de couvrir les frais généraux nets de 2023
  
• La pérennité de l'association, qui dispose de fonds associatifs à hauteur de 119k, n'est pas remise en cause,
  
• Il convient d'augmenter un peu les charges du Forum PHP pour retrouver l'équilibre
  
• Quid a une augmentation des cotisations adhérents ?
  
• La multiplication des AFUP Day pourrait améliorer le financement
  
• Le travail sur la recherche de sponsor et de la visibilité des évènements pour ré-augmenter les recettes doit être continué.
  
  Le bilan financier a été soumis au vote et adopté
  

Bilan du conseil de surveillance 2022-2023

Le bilan du conseil de surveillance a été présenté par Jacques Bodin-Hullin. Pour rappel, le conseil de surveillance (CS) est composé de 3 à 6 membres parmi les anciens membres du Bureau. C'est un organe non exécutif au rôle de conseil.

Activité du CS en 2023

Le CS salue le travail effectué pour :

• La recherche d'une nouvelle salle pour le ForumPHP 2024
  
• Le chantier de la TVA a été bien préparé
  
• Un avenir serein avec des membres du bureau motivés pour les années à venir !
  
• La nomination d'Amélie au poste de Directrice Opérationnelle.
  

Renouvellement du Conseil de Surveillance

Mikaël Randy quittant le conseil de surveillance pour devenir président de l’AFUP, son siège était à pourvoir : Stéphanie Trumtel fait son entrée au conseil de surveillance.

Les membres du conseils 2024-2025 sont :
Cécile Helary Hamerel
Cédric Mourizard
Cyril Pascal
Florian Ferriere
Jacques Bodin-Hullin (Président)
Stéphanie Trumtel (nouvelle arrivante, ancienne Trésorière du bureau 2023-2024)

La nouvelle composition du CS est soumise au vote et adoptée à l'unanimité.

Programme de la liste en lice pour le bureau 2024-2025 et vote

Mikaël Randy, en lice pour le poste de président, a présenté son programme pour l'année ainsi que la liste en lice pour l'accompagner.

Programme

Mikaël Randy a présenté plusieurs axes de travail :

• Assurer la continuité en reprenant le travail de l'équipe précédente,
  
• Mener à bien les actions lancées, comme le chantier de l'assujettissement à la TVA
  
• Retrouver une stabilité financière : et pour ce faire,
  
  1. Multiplier le nombre d'AFUP Day
     
  2. Nouvelle disposition de salles pour le Forum PHP, avec l’étude de la mise en place d’une troisième track pour l’événement !
     
  3. Recentrer la programmation des conférences sur un axe technique
     
     

     Aspects budgétaires pour 2024

     En l’absence d’Adrien Gallou, en lice pour le poste de trésorier, étant malade et n'ayant pas pu se déplacer, Mikaël Randy s’est chargé de la présentation du budget 2024.
     
     Le budget vise un résultat positif de +29 890 euros pour l’AFUP Day 2024 : le sponsoring est déjà en très bonne voie sur cet événement et les billetteries fonctionnent bien. L’événement s’annonce donc rentable pour l’association.
     
     Pour le Forum PHP 2024, le budget estimé affiche un montant des recettes à 224 800€ (Billetterie de 141 550 euros et sponsoring de 83 250 euros). Les dépenses sont quant à elles estimées à 212611€, ce qui devrait générer un résultat positif de 12189€.
     Ce budget prévisionnel est cependant très défensif: il prend en compte la possibilité de ne pas vendre toutes les places en billetterie, et ne prend pas en compte la possibilité d’un sponsor Platine.
     
     Concernant les autres recettes (adhésions, YouTube, Livret A, boutique AFUP), le budget prévisionnel estime des entrées d’argent d’un montant de 27 078 euros.
     Concernant les autres dépenses (administratifs, stockage, outils…), elles sont estimées à 72519€.
     
     Le budget prévisionnel tel que présenté est donc négatif : il affiche un résultat prévisionnel de -3 361 euros. Cependant, le sponsoring pour l'AFUP Day 2024 est d’ores et déjà très encourageant. Les adaptations éditoriales du Forum PHP 2024 peuvent faire augmenter les inscriptions par rapport au prévisionnel. Enfin, les changements suite à la TVA sont à prendre en compte. Ce budget est donc construit de manière contenue et réaliste, sachant que quelques bonnes nouvelles permettront facilement de basculer vers un résultat positif.
     

Composition du bureau et du conseil d’administration

Liste concernant le bureau :
Mikaël Randy a présenté sa liste :
Président : Mickaël Randy
Trésorier : Adrien Gallou
Secrétaire : Christophe Moncy
Vice-président : Olivier Allain
Vice-trésorier : Nathan Boiron
Vice-secrétaire : Baptiste Leduc

Liste concernant le conseil d'administration :
Mickaël Auger
Jéremy James
Anais Sparesotto
Hortense Mahon
Benjamin Clay
Maxime Billiau

Le nouveau bureau et le nouveau conseil d'administration sont approuvés à l’unanimité.

L'assemblée générale s'est terminée sur cette élection. Merci à tous nos membres d'avoir participé à cet événement incontournable de notre vie associative, et de leur confiance renouvelée. Bravo à l'équipe sortante, et bienvenue à tous les nouveaux membres du bureau. En route vers une nouvelle année à fédérer la communauté PHP !

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Thème : Associatif / Année : 2024