Transparence sur notre processus de sélection
4 août 2020
Comment l'équipe de programmation de l'AFUP élabore-t-elle le programme d'un événement tel que le Forum PHP ? Alors que nous venons de dévoiler la plus grande partie de la liste des conférences au menu des 22 et 23 octobre prochains, faisons le point sur les règles en vigueur au sein de l'association pour assurer la variété des sujets et des origines des conférencier•e•s sélectionné•e•s.
Depuis de nombreuses années, l'équipe de programmation de nos événements s'appuie sur quelques règles lors de l'élaboration de nos programmes, afin d'assurer qualité et variété de la sélection, tout en garantissant transparence et égalité des chances pour les conférencier•e•s. Retour d'expérience avec l'exemple de la sélection pour le Forum PHP 2020 !
Des règles à suivre pour chaque événement, garanties au Forum PHP 2020
Cette année, ce sont 175 sujets qui ont été soumis à l'appel à conférences. Avant toute étude des soumissions, tous les talks ont été importés dans un spreadsheet et anonymisés, et ont ensuite été transmis à l'équipe de 6 personnes en charge du programme.
Une première phase est alors effectuée en asynchrone. Chacune des 6 personnes lit avec attention chaque abstract, découvre les votes du public pour chaque sujet, et soumet à son tour une note. À l'issue de cette phase, un premier classement apparait suivant la notion de jugement majoritaire.
Puis, lors d'une (longue) réunion de programmation, où sont pris en compte les votes des internautes, les opinions respectives des membres de l'équipe et en gardant en tête le besoin de variété dans les thématiques, une shortlist d'une quarantaine de sujets est dégagée. Ce n'est qu'à ce moment que les noms des conférencier·e·s de cette pré-sélection sont dévoilés, évitant ainsi les doublons : pas de speaker avec une multitude de talks au programme !
Le choix est alors affiné pour correspondre au nombre de créneaux disponibles, soit 27 pour l'édition 2020. En plus de notre volonté d'absence de doublons, des raisons comme l'exclusivité d'un sujet, sa récence ou la présence de sa captation sur YouTube, une thématique redondante (comme l'ont pu être dernièrement le DDD ou le lead-developpement par exemple) ou la durée estimée de certains talks pour traiter certains thèmes permettent d'effectuer ce dernier tri.
Enfin, les conférencier·e·s sélectionné·e·s sont contacté·e·s, quelques un·e·s sont mises en attente en cas d'indisponibilité, et les speakers aux sujets non-retenus sont prévenus, avec remise d'un coupon de réduction pour rejoindre la communauté lors de l'événement.
Quelques chiffres pour illustrer la situation
Combien de sujets, pour combien de créneaux disponibles ? Cette année, ce sont ainsi 175 sujets qui ont été soumis, par 97 conférencier•e•s, sur une durée de 30 jours. Le programme disposait de 27 créneaux en tout : l'écart entre le nombre de sujets soumis et les créneaux disponibles ne pouvait que générer quelques déceptions.
Combien de temps pour préparer un programme ? De la fin des votes du public à la publication du programme, il s'écoule une semaine. Une semaine pendant laquelle l'équipe doit faire son choix puis contacter les conférencier•e•s pour s'assurer de leur présence au Forum PHP, ainsi que pour avertir les personnes non-retenues (et qu'elles ne l'apprennent pas lors de la mise en ligne de la liste des sujets choisis).
Chaque membre de l'équipe passe en moyenne 3 minutes pour lire chaque abstract lors de la phase en asynchrone, et chaque sujet est ensuite rediscuté lors de la réunion de sélection. Vous pouvez donc en conclure que l'équipe passe un temps important, sur une période réduite, pour faire un choix qui, elle l'espère, satisfera le plus grand nombre.
Comment se répartit le nombre de sujets soumis par personne ? Sur ces 97 conférencier•e•s, 58% ont soumis 1 sujet, 18% ont soumis 2 sujets, 19% ont fait 3 à 5 propositions, et 5% ont proposé plus de 5 sujets. Une majorité de speakers soumet donc un seul talk, certainement son sujet de prédilection du moment !
Est-ce que soumettre davantage de sujets augmente ses chances de sélection ? Pas vraiment, comme le prouvent ces chiffres : cette année, 42% des conférencier•e•s sélectionné•e•s ont soumis un seul sujet. 28% avaient soumis 2 sujets, et 30% avaient soumis plus de 3 sujets. On peut donc en conclure que si l'abstract est clair et bien tourné, que le sujet est innovant et attractif, il suffit à taper dans l'oeil de notre équipe.
Et quelques idées reçues battues en brêche
"Je n'ai pas une grande réputation de speaker à l'AFUP, je n'ai aucune chance d'être pris•e." Détrompez-vous ! Cette année, sur les 28 speakers au programme (hors conférences "alien", annoncées fin août, et qui sont hors-CFP), 16 présenteront leur premier talk lors d'un événement AFUP et 2 personnes ont demandé à profiter de notre programme d'accompagnement des speakers, réservé aux personnes faisant leurs premiers pas derrière un pupitre. Renouvellement de notre pool de conférencier•e•s et nouvelles visions sont au coeur des priorités de notre équipe de sélection, et notre processus d'anonymisation assure une sélection centrée sur le sujet, pas sur la réputation.
"Je n'ai pas beaucoup de followers sur Twitter, je n'ai pas écumé les autres événements techniques, du coup aucune chance pour moi." Qu'on soit clair : les sujets sont choisis avant qu'on sache qui les soumet. Le nombre de followers n'a aucun impact sur la sélection, tout comme votre cursus de speaker. Une vérification de votre compte Twitter a lieu si vous êtes sélectionné•e, uniquement pour s'assurer de la cohérence avec notre code de conduite, mais pas avant.
"Cette équipe de 6 personnes est bien mystérieuse... On est sûr qu'elles sont indépendantes ?" La composition du pôle en charge des conférences est affichée sur notre site. Tous ses membres sont bénévoles de l'association et donnent de leur temps et de leur énergie à l'AFUP, sans aucune rétribution. Leur seule récompense est le plaisir du public lors de l'événement.
"Je n'ai pas été pris•e et je n'ai aucun moyen de savoir pourquoi !" L'équipe de programmation est disponible par email : sur demande, elle vous fait une retour sur les raisons de votre non-sélection et peut également vous donner la note moyenne que les internautes vous ont attribuée. Elle est joignable à l'adresse conferences[at]afup.org .
Transparence et respect des attentes de la communauté tout comme des conférencier·e·s guident donc de bout en bout l'élaboration de nos programmes, et celui du Forum PHP 2020 n'a pas échappé à nos règles. La procédure en place - en version un peu moins complète il est vrai - est d'ailleurs détaillée depuis les pages de nos CFP. Maintenant que vous êtes assuré•e qu'un programme aux petits oignons vous attend au Forum PHP 2020, prenez vite votre place !
Thème : Cycles de conférences / Cycle de conférences : Forum PHP 2020 / Année : 2020