Compte-rendu de l'assemblée générale 2023

13 février 2023

Le samedi 11 février après-midi s'est tenue l'assemblée générale de l'AFUP, à la fois en présentiel et en ligne. 45 personnes étaient présentes, représentant 207 voix par le biais des procurations : le quorum, fixé à 159, étant atteint, les différents bilans présentés en ce jour et le nouveau bureau ont été approuvés. Retour sur cet événement essentiel de notre vie associative.

Bilan moral du bureau 2022-2023

Alexandre Balmes, président 2022-2023, a proposé un tour d'horizon des différents pôles et groupes de travail à l'AFUP, lors de son bilan moral.

État des adhésions

Au moment de l'assemblée générale, l'AFUP compte 709 adhérent·e·s (dont 402 de manière indépendante, 234 rattaché·e·s à une entreprise et 73 personnes morales). C'est en progression par rapport à 2021, où on comptabilisait 539 membres (dont 340 de manière indépendante, 199 rattaché·e·s à une entreprise et 57 personnes morales). Pour comparaison, pour une vue pré-covid, les chiffres en 20219 étaient de 681 membres (dont 401 de manière indépendante, 280 rattaché·e·s à une entreprise et 82 personnes morales).
Alexandre indique donc un rebond très positif de l'adhésion à l'association.

État des lieux au sein des antennes AFUP

Les antennes AFUP existent depuis 2011. En 2022, l'équipe a constaté qu'il reste compliqué de relancer la machine après le covid, mais souligne cependant la reprise. Quelques chiffres viennent le confirmer : en 2022, les antennes ont organisé 58 meetups (en présentiel), contre 43 meetups en 2021 (dont 25 en ligne), 53 meetups en 2020 (dont 19 en ligne), et 113 meetups en 2019 (en présentiel). L’année 2022 est donc une année de relance pour les antennes. À noter, la réunion annuelle des antennes organisée au Forum PHP 2022 a permis une nouvelle fois de nombreux échanges pour partager des dynamiques et des conseils.

Du côté du baromètre des salaires en PHP 2022

Il s'agissait de la dixième enquête du baromètre des salaires en PHP menée par l'AFUP. L'édition 2022 s'est déroulée sans partenaire media, et a permis de collecter 660 réponses (contre 774 réponses en 2021 et 636 en 2020). La publication des résultats aura lieu en mars prochain, et une nouvelle enquête sera lancée en 2023, avec un nouveau partenaire media.

AFUP Day 2022 et préparation de l'AFUP Day 2023

L'AFUP Day 2022 a proposé un événement unique, à Lille, pour relancer la machine de l'événement en présentiel. 176 places ont été vendues, 12 speakers programmés, et 10 sponsors nous ont suivis. C’était une belle journée marquée par des retrouvailles. Tout s’est très bien passé dans l’ensemble.
Pour l'AFUP Day 2023, 3 villes ont proposé un dossier : Lille, Lyon et Montpellier. Lille et Lyon ont été retenus : la date de prédilection ne pouvant convenir à l'AFUP Montpellier, le dossier n'est malheureusement pas passé mais nous espérons qu'ils se représenteront à l'avenir. La préparation des événements à Lille et Lyon se passe très bien, avec des équipes solides, pour certaines expérimentées, et des événements qui se remplissent rapidement.

Forum PHP 2022 et préparation du Forum PHP 2023

Le Forum PHP 2022 a marqué notre installation dans un nouveau lieu, l'Hôtel New York - The Art of Marvel à Disneyland Paris. 770 places ont été vendues, 34 speakers programmés et 28 sponsors nous ont soutenus. À noter, l'équipe enregistre un loupé concernant l'apéro communautaire organisé le jeudi soir, qui a eu un coût financier trop important pour l'AFUP.
Le Forum PHP 2023 se prépare, toujours dans le même lieu, dans la continuité de l'événement 2022 mais en apportant les ajustements nécessaires.

Quelques chiffres concernant les pôles et outils de l'AFUP

Les pôles de la Veille de l'AFUP, des outils de l'AFUP et du mentorat ont continué leur travail.
Le pôle outils se réunit une fois par mois, facilitant ainsi l'avancée des projets. 46 issues ont été traitées, 41 sont en cours/todo, et 10 contributeurs et contributrices ont participé sur l'année.
Le pôle Veille continue également sur sa lancée, avec des chiffres équivalents à 2022 : 320 abonné·e·s pour 23 veilles envoyées, 104 liens vers des articles partagés, un taux d'ouverture entre 66 et 71% et un taux de clics de 30-40%.
Le pôle mentorat a quant a lui été beaucoup moins sollicité : n'hésitez pas à nous faire signe si vous avez besoin d'accompagnement, et ce à tous les stades de votre carrière !
Notre chaîne YouTube continue sa progression, doucement mais sûrement : elle enregistre 8380 followers, 103k vues sur les 365 derniers jours, 15k heures de visionnage et 914 369 vues depuis 2012 ! À noter, le problème déjà évoqué en 2021 concernant un document pour les taxes américaines n'est toujours pas résolu, bloquant ainsi la rétribution des vidéos. Si quelqu'un a une solution, nous sommes preneurs !
Enfin, la boutique de l'AFUP a permis la vente de 29 produits sur l'année, générant environ 130 euros en commissions.

Une année propice à de nouvelles expérimentations

L'année 2022 a permis d'expérimenter de nouvelles choses au sein de l'équipe d'organisation. Un pôle trésorerie a notamment été monté, venant soutenir le/la trésorier.e et permettant ainsi l'apport d'expérience et de temps d'autres bénévoles. Une assistante administrative a aussi été embauchée en freelance, pour nous accompagner sur les sujets financiers du quotidien.
Un HubSpot a été mis en place pour soutenir le pôle sponsors : l'outil permet ainsi de conserver l'historique des échanges avec nos sponsors et capitaliser l'information.
L'accessibilité a aussi été un sujet important pour l'équipe en 2022, avec notamment la collaboration avec Le Messageur lors du Forum PHP 2022, qui propose le sous-titrage en live des conférences, ce qui permet aussi de diffuser des vidéos sous-titrées sur notre chaîne YouTube.

Le bilan moral a alors été soumis au vote des membres, qui l'ont approuvé à 207 voix (1 non, 0 abstention).

Bilan financier du bureau 2022-2023

Mickaël Auger, trésorier 2022-2023, a ensuite présenté le bilan financier de l'année, qui s'est avéré négatif. Les dépenses ont représenté 338k euros (vs 209k en 2022, 43k en 2020 et 261k en 2019), et les recette se sont montées à 300k euros (vs 210k en 2022, 62k en 2020 et 271k en 2019).
Le résultat d'exploitation est donc de -38k€, et le résultat comptable est de -28k€. L'année a été plus difficile que ce que le budget anticipé, qui prévoyait 314k de recettes et 318k de dépenses. Passons en revue les différents postes pour expliquer ce bilan négatif.

AFUP Day 2022

L'événement a généré une marge positive de 16k€. Cependant, l'événement ayant eu lieu dans une seule ville, et en présentiel, les bénéfices n'ont pas été aussi importants qu'auparavant, notamment lors des événements sur plusieurs villes, tenus en ligne et donc avec des coûts moindres.

Forum PHP 2022

L'événement a marqué une perte de 1714 euros. Il a coûté 257k€ (contre 138k€ en 2021) et a généré 255k de recettes, découpées comme suit :

• 138k€ inscriptions (vs. 70k€ en 2021)
  
• 117k€ sponsoring (vs. 78k€ en 2021)
  La perte s'explique par plusieurs facteurs : beaucoup de places ont été prises par les sponsors à des tarifs spéciaux, ce qui représente un manque à gagner de 11k€. De plus, l'apéro communautaire du jeudi soir n'a pas marché (nous étions en effet dépendants d'un cash bar). En conséquent, l'association a perdu 15k€ sur la soirée.

  Cotisations

  Grosse augmentation du nombre de membres en 2022, ce qui a permis de générer environ 26k par le biais des cotisations (contre 21k les années précédentes). Très bon bilan sur ce point !

  Bilan comptable

  Les finances ont été affectées par plusieurs événements marquants :
  

• pertes de subventions covid : -11k€
  
• augmentation de quelques frais (banque, déplacements = +2k)
  
• augmentation des frais associés au Forum PHP : +26k
  
  Les conclusions de notre expert-comptable restent encourangeantes : le résultat est négatif, mais pas alarmant. Au contraire, il faut demeurer enthousiastes, mais vigilants : il n'y a pas de déstabilisation de la santé financière de l'association et sa solidité est notamment démontrée par la récurrence des adhésions et sponsors. Cela montre que l'AFUP est bien positionnée.
  Cependant, il note que l'association doit veiller à adopter des coûts plus raisonnables voire à réduire les dépenses qui peuvent l'être.
  
  Le bilan financier a été soumis au vote et adopté (203 voix pour, 0 contre, 1 abstention)

  Bilan du conseil de surveillance 2022-2023

  Le bilan a été présenté par Jacques Bodin-Hullin. Pour rappel, le conseil de surveillance (CS) est composé de 3 à 6 membres parmi les anciens membres du Bureau. C'est un organe non exécutif au rôle de conseil.

  Activité du CS en 2022

  Jacques informe les membres que peu de sujets sensibles ont sollicité le CS. Les relations entre le bureau et le CS ont été rythmées principalement par une discussion mensuelle avec le Président et le Bureau, de manière informelle, pour être à l'écoute et pouvoir faire des suggestions en réponse aux questionnements de l'équipe active. Il note que ces échanges réguliers sont à poursuivre pour assister le bureau / CA et le Président en 2023.
  
  Parmi les quelques commentaires du CS sur les activités 2022 :
  

• un changement de salle réussi,
  
• des félicitations aux antennes pour la relance des meetups,
  
• des félicitations liées à l'augmentation du nombre de membres.
  
  Quelques points d'attention pour 2023 :
  
• continuer à capitaliser sur les outils et l'expérience acquise,
  
• relever le challenge de l'inflation et de la gestion des coûts,
  
• intégration des nouveaux membres au sein de l'organisation.
  

Renouvellement du Conseil de Surveillance

2 sièges étaient à renouveler : celui d'Adrien Gallou, qui rejoint le bureau de l'association, et de Xavier Lacot qui termine son mandat.

nouveaux entrants :

• Cécile Helary Hamerel (Présidente de l'AFUP en 2020-2022)
  
• Florian Ferrière (Secrétaire de l'AFUP en 2017)
  
  poursuites de mandats :
  
• Cédric Mourizard (termine sa 1ère année de mandat)
  
• Cyril Pascal (entame un 2nd mandat de 3 ans)
  
• Jacques Bodin-Hullin (termine sa 1ère année de mandat). Il prend la présidence du CS.
  
• Mikael Randy (entame un 2nd mandat de 3 ans)
  
  fin de mandat :
  
• Adrien Gallou (sortie au bout d'un an de mandat)
  
• Xavier Lacot (fin de deuxième mandat)
  

La nouvelle composition du CS est soumise au vote et adoptée à l'unanimité (205 pour, 0 contre, 0 abstention)

Programme de la liste en lice pour le bureau 2023-2023 et vote

Sébastien Rogier, vice-président 2022-2023, a présenté son programme pour l'année ainsi que la liste en lice pour l'accompagner.

Approche associative et objectifs

Sébastien Rogier a présenté plusieurs axes de travail :
Réussir les événements :

• AFUP Day Lille et Lyon, mené par des équipes aguerries,
  
• Forum PHP à Disneyland, un événement maintenu dans le même lieu qu'en 2022.
  Des événements dans la continuité, en corrigeant ce qui a pu poser problème en 2022.
  
  Aider la relance des antennes locales :
  
• les aider à retrouver leur dynamique,
  
• accompagner celles qui se relancent avec de nouvelles équipes, comme par exemple en Lorraine et à Toulouse,
  
• relancer un super Apéro PHP dans son format originel (à venir le jeudi 16 mars !),
  
• réussir à motiver une antenne pour une 3ème ville à l'AFUP Day en 2024
  
  Professionnaliser la structure et son organisation :
  
• En 2022, Sébastien a notamment travaillé l'axe de professionnalisation du stock. La mission a été menée à bien, nous passons maintenant par un prestataire tiers. Il vise donc à continuer sur cette lancée : c'est au tour de la comptabilité / trésorerie, et cet axe se matérialise notamment par l'arrivée d'une freelance externe pour nous accompagner sur la partie administrative et financière de l'association. Cette gestion du quotidien permettra notamment de s'accorder plus de temps sur l'élaboration des budgets et les atterrissages financiers,
  
• clarifier les rôles des membres du Bureau, pour faciliter le recrutement à l'avenir avec des offres de postes définies et concrètes,
  
• aider à attirer de nouvelles énergies !
  

Aspects budgétaires pour 2023

Stéphanie Trumtel, vice-trésorière 2022-2023, a ensuite proposé un budget prévisionnel pour l'année à venir. Elle a présenté un budget considéré comme réaliste, prenant notamment en compte une inflation autour de 6%, mais optimiste malgré tout. Elle souligne en effet que les objectifs financiers pour l'AFUP Day 2023 sont déjà quasiment atteints, 3 mois avant l'événement. Elle souhaite également entamer un travail visant à traquer les économies.
Voici le budget envisagé :
Dépenses : 358k (vs 318k au budget 2022), réparties comme suit :

• événements : 281k€
  dont l'AFUP Day : 21k€
  dont le Forum PHP : 260k€
  
• administratif / personnel : 69k€
  
• outils, antennes, logistique & divers : environ 8k€
  
  Recettes : 356k (vs. 314k au budget 2022), réparties comme suit :
  
• événements : 325k€
  dont l'AFUP Day : 50k€
  dont le Forum PHP : 275k€
  
• adhésions : environ 29k€ (vs 28k€ en 2022)
  
• divers (boutique / Youtube / livret A) : 2k€
  
  Résultat attendu de -1440€ donc un budget quasiment à l'équilibre.

Temps de questions/réponses à la liste en lice

Avant de passer au vote, les membres ont été invité à poser leurs questions à la liste en lice.

• La liste en cours ne présentant pas de vice-président, une question a porté sur la difficulté de l'association à renouveler ses bénévoles sur des sujets de fond. Sébastien a répondu en confirmant qu'il est compliqué de faire entrer une personne dans le bureau sans qu'elle ne soit déjà passée par le CA. Le bureau représente pas mal de responsabilités, qu'il est difficile d'évaluer sans avoir mis un pied à l'AFUP avant. Sur les 3 nouveaux.elles entrant.e.s au CA, Sébastien espère qu'elles vont pouvoir prendre des sujets en charge.
  
• une question a été posée sur le coût du Slack AFUP, alors qu'on pourrait passer sur un outil gratuit, comme Discord. Sébastien a répondu que le Slack AFUP ne coûte rien à l'AFUP. Le Slack membres est un Slack gratuit, et le Slack 'organisation' bénéficie de crédits gratuits au titre de son système associatif.
  
• Une question a porté sur l'arrivée éventuelle d'un.e VP en cours d'année. Comment cela se passerait-il ? Y aurait-il un vote ? Sébastien répond qu'il n'y aura pas de VP pour 2023, mais qu'il garde en tête le besoin d'accompagner pour qu'une liste complète se présente en 2024. Il note que ce sujet devra se régler assez rapidement car le renouvellement annoncé ne doit pas se faire en fin de mandat. Il indique enfin qu'il n'est pas possible d'accueillir en cour d'AG une candidature pour un VP dans le Bureau 2023, car la liste candidate au Bureau doit être déposée un mois avant l'AG.
  
• Une question a porté sur une possible adhésion de l'AFUP à la PHP Foundation. Sébastien indique que des échanges ont eu lieu en juin 2022, sans qu'une position ne soit pour autant arrêtée. Il souligne également que nous ne sommes pas une association à but lucratif et ne souhaitons pas proposer de participation à la PHP Foundation via le budget des membres. Si nous n’arrivons pas à les soutenir financièrement, nous sommes par contre tout à fait ouvert à leur donner de la visibilité par le biais du Forum PHP comme ça a été le cas en 2022 au Forum PHP.
  

  Vote de la liste

  Liste concernant le bureau :
  Président : Sébastien Rogier, exerçant la profession de développeur PHP
  Trésorière : Stéphanie Trumtel, exerçant la profession de lead developer
  Secrétaire : Olivier Allain, exerçant la profession d’architecte développeur Web
  Vice-Président : -
  Vice-Trésorier : Adrien Gallou, exerçant la profession de développeur
  Vice-Secrétaire : Christophe Moncy, exerçant la profession d’architecte développeur Web
  
  Liste concernant le conseil d'administration :
  Alan Poulain
  Alexandre Balmes
  Gaetan Buellet
  Mickaël Auger
  Jéremy James
  Magali Milbergue
  Baptiste Leduc
  Anais Sparesotto
  Hortense Mahon
  
  Le nouveau bureau et le nouveau conseil d'administration sont approuvés à 208 voix et 0 abstentions.
  L'assemblée générale s'est terminée sur cette élection. Merci à tous nos membres d'avoir participé à cet événement incontournable de notre vie associative, et de leur confiance renouvelée. Bravo à l'équipe sortante, et bienvenue à tous les nouveaux membres du bureau. En route vers une nouvelle année à fédérer la communauté PHP !
  
  
  Merci à nos secrétaires Mathieu Girard et Olivier Allain pour le compte-rendu officiel, ainsi que celui de Xavier Lacot, sur lesquels cet article a pu se baser.

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Thème : Associatif / Année : 2023