Compte-rendu de l'assemblée générale 2020

15 mars 2020

Samedi 29 février 2020, les membres de l'AFUP avaient rendez-vous pour ce moment incontournable de la vie de l'association. Bilan de l'année écoulée, renouvellement du bureau et décisions pour l'année à venir ont rythmé la réunion. Retrouvez le compte-rendu détaillé de ce rendez-vous annuel de l'AFUP.

QUORUM :

Membres à jour de cotisation : 678

Présences et pouvoirs : 249

Présences : 29

Quorum : atteint

Le quorum étant atteint, la séance démarre à 15h00

Bilan moral du bureau 2019-2020

Président : Adrien Gallou

Association

L’AFUP compte au moment de l’Assemblée Générale 681 personnes physiques membres dont 401 personnes en tant que particulier et 280 via leurs entreprises ainsi que 82 personnes morales. Ces chiffres sont en augmentation par rapport à l’année précédente pour les personnes physiques, et identiques pour les personnes morales, et-ce, malgré l’augmentation des cotisations, c’est donc un point positif.

Pôle Antenne

Depuis leur création en 2011 l’activité des antennes n’a pas cessé d’augmenter. Pour cela il faut remercier toutes les personnes qui font vivre l’activité dans les 15 antennes AFUP. Il y a quelques événements que l’on peut noter cette année. Le pôle antennes qui est là pour aider les antennes dans leur activité était au départ constitué de deux personnes. Il est passé à 3 temporairement. Cette année nous avions d’autres sujets sur lesquels nous avons dû nous concentrer, comme l’AFUP Day, et nous n’avons pas pu consacrer autant de temps aux antennes, que ce que l’on souhaitait. C’est une des raisons pour laquelle nous avons maintenant 4 personnes dans ce pôle, pour mieux se répartir la charge. C’est notamment le pôle antenne qui coordonne les différents AFUP Day et nous nous devions de faire en sorte qu’il soit plus pérenne. Dans les événements que l’on peut noter cette année : il n’y a plus d’antenne en Drôme Ardèche. Il n’y avait pas assez de place pour des meetups spécialisés. Autre cas, l’antenne de Luxembourg est en recherche de personnes pour en reprendre l’organisation. Concernant Rennes, les meetups vont reprendre avec de nouvelles personnes à l’organisation. Une enquête est en cours auprès des personnes coordinatrices locales afin de connaître leur ressenti sur l’organisation d’événements, leurs difficultés, l’accompagnement de la part du pôle. Une synthèse est prévue dans les prochaines semaines suite à cela. Pour finir sur les antennes, le prochain gros événement est le super apéro PHP qui est désormais régulier, et aura lieu le 18 mars. Au menu goodies anniversaire de l’AFUP et Quiz.

Baromètre AFUP

Le baromètre AFUP en est à sa septième enquête. L’enquête a eu lieu à la fin de l’année 2019 et nous avons eu 809 réponses, alors que nous en avions eu 880 l’année précédente. Le nombre reste toujours bon et permet de tirer des enseignements de l’enquête. Cette enquête a eu différents partenaires au fil des éditions, l’agence-e, Human coders. Et pour les 2 dernières nous étions en partenariat avec le JDN, qui nous aide sur la communication, et ça devrait être toujours le cas en 2020. Cela nous permet notamment d’augmenter la visibilité sur le baromètre, en particulier au moment de récolter des réponses. Niveau communication on peut noter que nous avons réussi à trouver un logo pour le baromètre. C’était un sujet qui traînait depuis quelque temps. De nouvelles questions ont été ajoutées à l’enquête et vous pouvez retrouver notre synthèse ainsi que les résultats détaillés sur le site dédié.

AFUP Day 2019

Cette année dans les événements marquants nous avons eu notre premier AFUP Day. Né à la fois des limites rencontrées sur le PHP Tour et de la volonté d’organiser des événements à portée nationale dans plus d’antennes, celui-ci fût un succès. L'événement a réuni 296 personnes, dont 31 speakers dans 3 villes de France : Lille, Rennes et Lyon. L’ensemble de ces AFUP Day ont dégagé un bénéfice de 22 590€ qui permet de couvrir une partie des dépenses courantes de l’association.

AFUP Day 2020

L’AFUP Day 2020 est en cours d’organisation. Pour cette édition, le nombre de villes augmente, il passe à 4. Dans l’ouest, l’édition se déplace de Rennes à Nantes. Et Tours rejoint les villes organisatrices. Au niveau du nombre de visiteurs, il est différent dans chaque ville qui peut varier de 50 à 200 personnes. Comme l’année précédente, la sélection se fait sur dossier, avec cette année un meilleur accompagnement à la préparation de celui-ci. L’organisation de cet événement avance très bien, avec des points réguliers avec chaque ville. Les fournisseurs principaux sont déjà sélectionnés pour les villes qui sont à leur deuxième AFUP Day. Le programme est publié. Les sponsors sont pratiquement tous trouvés (il nous reste quelques sponsors locaux à trouver et le sponsor sac).

Forum PHP 2019

Le Forum PHP a vécu sa 18e édition les 23 et 24 octobre derniers au Marriott Rive Gauche. Au niveau des chiffres, nous avons assisté à un nouveau record de fréquentation avec 731 participants (pour rappel, en 2018 nous avons accueilli 664 personnes) et au niveau du sponsoring, les recettes ont également été satisfaisantes grâce à nos 20 sponsors.

Ce forum a également fait la part belle à des évolutions, toujours dans le but de nous améliorer. Parmi elles, citons :

L’inclusivité : dans l’objectif de rendre nos événements les plus inclusifs, et permettre notamment aux personnes malentendantes (mais à tout le monde en somme) de pouvoir profiter du partage des connaissances, nous avons fait appel à un prestataire de vélotypie ayant déjà oeuvré au MixIt. Malgré des entraînements, les transcriptions se sont avérées difficiles à suivre et à corriger en temps réel, mais les participants ont semblé montrer leur compréhension face aux difficultés rencontrées. En effet, selon l’enquête de satisfaction faite, suite à l’événement, une majorité de personnes (70%) ont trouvé l'initiative utile et même si on a eu des soucis de transcription, la perception est très bonne. Pour 2020, nous sommes actuellement en étude de nouvelles offres permettant cette fois-ci la transcription de parole, mais aussi la LSF (Langue des Signes).

L’écologie : afin de limiter notre impact écologique, nous avons mis en place de nouveaux efforts. Les sponsors étaient invités à ne pas envoyer de documentation papier destinée aux sacs visiteurs et à privilégier des goodies utiles et le plus possible local. Une boîte à troc de goodies était aussi disponible pour déposer ou échanger tous les souvenirs récoltés. Notre prestataire de restauration a limité au maximum l’utilisation de matériel jetable et a privilégié la vaisselle.

L’expérience visiteur :

Le Bar OSS : toujours avec l’aide de coaches Open Source, les participants du Forum PHP avaient accès à une partie distincte de l’espace où les retrouver pour leur poser leurs questions. Après l’événement nous avons sondé les coaches sur leur ressenti de cette expérience et les avis étaient positivement unanimes = une réussite par rapport au bilan de l’année précédente.
Amélioration de la scénographie : lors de ce forum, nous souhaitions que les participantes et participants se retrouvent dans un endroit chaleureux et de plus en plus esthétique. Nous avons comme premier pas vers cela décorer les scènes de cubes lumineux, du lettrage AFUP et de plantes pour donner du caractère aux scènes. Aussi, chaque pause entre les conférences ne laissait pas les écrans nus : les noms des prochains speakers et sujets ainsi que les sponsors étaient affichés en continu. La keynote d’ouverture a également eu une nouveauté avec une vidéo d’introduction musicale reprenant toutes les infos clés de l'événement.

Au niveau des problèmes que nous pouvons souligner, et même si la qualité était au rendez-vous cette année, la nourriture manquait à un point où nous avons dû aller commander en parallèle des pizzas dans un restaurant à côté de l'événement. Ce souci n’est malheureusement pas une nouveauté et nous avons dans l’immédiat prévenu le Marriott. Il a été convenu avec eux cet hiver de faire en sorte que 2020 soit l’année où tout sera parfait en quantité et qualité. Pour la première fois, tout sera fait en interne et on aura accès à une offre plus copieuse et chaude, se mangeant plus facilement afin que les visiteurs puissent se balader de stand en stand.

Un point sur lequel nous devons également nous améliorer, mais qui n’est pas non plus à considérer comme un échec, c’est l’apéro communautaire. En début d’année dernière, nous avons lancé un appel public pour nous aider à trouver un endroit permettant de nous renouveler et malgré l’aide des bénévoles, les recherches ont été compliquées. Peu d’endroits à proximité du Marriott permettent à 400 personnes de se retrouver. Les solutions les plus viables nécessitent à minima 20 min de transports en commun. Nous avons une piste sérieuse pour 2020 que nous étudions actuellement, vous en serez informés en temps et en heure.

Encore merci aux 14 bénévoles qui ont travaillé d’arrache-pied pour cet événement ainsi qu’aux 730 participants. 2020 va offrir de nouveaux défis pour que le Forum soit encore plus qualitatif pour l’édition des 20 ans de l'association.

Refonte des statuts et du règlement intérieur

Les statuts et le règlement intérieur sont deux documents qui régissent le fonctionnement de l'association. Depuis plusieurs années les versions actuelles de ceux-ci montraient leurs limites. Par exemple il y avait des points à clarifier sur la constitution du conseil d’administration et du bureau. De plus nous avons chaque année du mal à obtenir le quorum, et avons souhaité abaisser celui-ci à 25% au lieu d’un tiers. Un autre point d’amélioration a été de rendre inclusifs ces documents. Dans le même esprit, dans la nouvelle version le règlement intérieur mentionne le code de conduite à respecter. Enfin la notion de membre honorifique et membre fondateur est supprimée.

Pôle outils

Une refonte de la CSS a été effectuée, de plus, le site fonctionne maintenant mieux dans sa version mobile. On remercie l’équipe d’Elao (Amélie et Christophe), qui a accepté cette mission. Une grosse refonte de l’espace membre a été menée : celui-ci est bien plus clair, moderne et présente de nouvelles fonctionnalités. Sur le site nous avons beaucoup de contenu, notamment via les articles : ceux-ci étaient malheureusement mal mis en avant, c’est désormais moins le cas avec une amélioration de leur aspect. Pour finir, le BO s’est lui aussi amélioré, avec des suppressions de fonctionnalités inutilisées, et une grosse refonte visuelle afin d’en permettre une utilisation plus facile.

Pôle veille

Pour ce qui est de la veille, c’est un pôle qui fonctionne très bien. Il y a une dizaine de personnes qui tournent régulièrement sur la préparation des veilles et cela assure la pérennité du pôle. En 2019 ce sont donc 24 veilles et 203 liens qui ont été partagés. Celle-ci est appréciée, nous avons de temps en temps des retours positifs par mail, et le taux d’ouverture est entre 70% et 80% et le taux de clic est dans les 40%, ce qui est très bon. Nous avons 291 abonnés. Les résultats de l’enquête membership montrent aussi un très bon taux de reconnaissance de cet avantage membre..

Sous Titrage

Des missions avec une contribution du public ont été mises en place pour sous-titrer les vidéos de la chaîne YouTube de l’AFUP. Nous avons plusieurs personnes qui ont sous-titré une ou plusieurs vidéos et cela a permis de publier 18 vidéos sous-titrées au total. Merci à toutes les personnes investies dans ce pôle qui demande un très fort travail de fond chronophage

Pôle mentoring

Le programme de mentoring fait suite à plusieurs remontées dans plusieurs antennes ainsi que suite à la conférence sur ce sujet par Anne Laure de Boissieu et Éric Daspet lors du Forum 2018. Un nouveau pôle a été créé suite à cela et il a mis en place les divers éléments nécessaires à cela: des formulaires de candidatures pour les mentors et les personnes souhaitant du mentoring, des modèles de mails pour les diverses étapes de mises en relations et de suivis ainsi qu’un document de suivant. Le programme a été lancé au public au printemps 2019 et il y a eu depuis 23 propositions de mentors et 36 demandes de mentoring. La quasi-totalité des demandes ont été suivies de mises en relations et 8 d’entre elles sont d’ores et déjà finies. Une enquête a été menée le en janvier 2020 pour avoir des retours concernant les premiers mois avec des retours très positifs pour les deux côtés du programme. Cela nous encourage à poursuivre. Nous recherchons actuellement des volontaires.

Pôle membership

Un nouveau pôle a été créé cette année : le pôle membership. Comme son nom l’entend, ce pôle est axé sur l’appartenance en tant que membre de l’AFUP, que ce soit en tant que personne physique ou personne morale. L’amélioration de l’offre adhérent est un sujet de fond à l’AFUP depuis quelques années. Des groupes de travail ont déjà été menés avec ces conclusions : l’adhésion semble grandement motivée par le tarif préférentiel, la relation entre l’adhérent·e et l’association est peu qualitative et limitée, il existe peu d’avantages à rejoindre l’association, ou alors ils sont peu mis en avant.

Des actions ont été mises en place : D’abord une première enquête envoyée en avril aux adhérents pour connaître l’état des lieux de leurs ressentis par rapport à leur appartenance. Suite aux réponses (environ 60) encourageantes, plusieurs semaines de travaux ont donné les évolutions suivantes :

nouvelle interface de l’espace membre
valorisation du parcours de membre via des badges
ouverture d’un Slack pour les membres AFUP
création d’un profil “entreprise adhérente” et mise en ligne d’un annuaire entreprises
clarification du listing des offres réservées aux membres sur la page d’adhésion sur notre site

Une autre enquête a été envoyée 9 mois plus tard avec des retours tout aussi intéressants sur la perception de l’adhésion qui évolue : si lors de la première enquête les résultats montraient que selon eux, l’AFUP s’adressait aux développeurs et développeuses PHP, lors de cette dernière enquête les réponses montrent qu’en majorité l’AFUP s’adresse à tous ceux qui s’intéressent à PHP, qu’ils pratiquent, “managent”, “marketent” ou enseignent. De nombreux dossiers sont prévus pour 2020, ces premiers résultats apportent une motivation supplémentaire.

Boutique

Depuis le novembre 2018, nous avons maintenant une boutique spreadshirt, ce qui permet de limiter le gaspillage en ayant des t-shirts sur les bras, et d’avoir des goodies accessibles toute l’année pour nos membres et non-membres. Cette boutique est loin d’être une source de revenus, elle a rapporté 160,2 euros.

Pôle RFC

Pendant un temps nous avons un suivi des RFC de PHP, avec une explication postée en français, et une discussion sur une mailing-list de l’AFUP. Et même parfois un avis de l’AFUP posté sur internals. Il a été testé cette année de relancer ce pôle, mais sans succès : c’est une activité très chronophage et le temps nécessaire pour cela n’a pas été trouvé. Avoir un droit au vote auprès du PHP Group de la part de l’AFUP pourrait être une motivation pour les volontaires de ce pôle ainsi qu’un channel Slack #pôleRFC.

Quitus du bilan moral

Vote: le bilan moral est approuvé à l’unanimité Heure du fin du bilan moral du bureau : 15h45

Bilan financier de l’année 2019-2020

Vice-Trésorier : Sébastien Rogier

Les dépenses pour l’exercice s’élèvent à 260 830€ soit une baisse de 13,20% par rapport à 2018. Les recettes s’élèvent quant à elle à 271 655€ soit une baisse de 11,15% par rapport à 2018. Nous constatons donc une baisse sur ces deux postes.

Les dépenses ayant plus diminué que les recettes, le résultat est excédentaire. Le résultat d’exploitation s’élève à 10 825€ pour un résultat comptable de 11 396€ ce qui représente un résultat net de 11 396€ sur l’année 2019. C’est un résultat, qui pérennise l’association, et donne une belle marge permettant d’investir pour l’année prochaine.

Les marges liées au Forum sont meilleures que pour l’édition précédente du fait d’une augmentation des inscriptions ainsi que le fait d’avoir couvert cette année la quasi-totalité des slots disponibles. Cependant les coûts de l'événement augmentent aussi de part l’augmentation des tarifs de l’ensemble des prestataires par rapport au marché.

Concernant la première édition de l’AFUP Day 2019, les marges sont très variables, mais on peut surtout noter que tous les évènements sont bénéficiaires. En 2020, certaines villes (Lille, Lyon) vont changer d’échelle avec une augmentation du nombre des entrées, et la multiplication des villes devrait être positive.

Un budget est disponible pour les antennes afin de rembourser des notes de frais concernant l’organisation des évènements locaux. Il est très peu utilisé et des dépenses sont couvertes par des sponsors locaux directement. Comme indiqué dans le bilan moral, le pôle antenne travaille autour de ce sujet.

Bilan comptable positif pour l’avenir.

Quitus du bilan financier

Vote: Le bilan financier est approuvé à l’unanimité. Heure de fin du bilan financier : 15h53

Présentation du bilan du Conseil de Surveillance

Conseil de surveillance : Armel Fauveau

Créé en 2014 avec 3 à 6 membres. Il veille au bon fonctionnement de l'association. Organe non exécutif, donne un avis consultatif. Renouvellement arrive car mandat de 3 ans max.

Compte rendu d’activités et échanges

Pour rappel le conseil de surveillance existe depuis 2014 et permet de s’assurer que les règles et les valeurs de l’AFUP sont respectées au travers d’échanges avec le bureau et en reporte aux membres.

Le conseil de surveillance tient à féliciter le bureau et les pôles principalement sur les points suivants : Carton plein pour l’AFUP Day 2019 Une année record pour le Forum PHP 2019 La refonte des statuts et du règlement intérieur qui montre la vie d’une association Des échanges fluides avec une note particulière pour le journal de bord qui apporte une bonne vision en continu

Points d’attention:

Bilan tardif AFUP Day Impayé qui tarde avec une somme de 60 000€ à recouvrer fin décembre et qui s’est régularisée tardivement Boutique bien mais peu de revenu, il faudrait voir pour la dynamiser. Poser la question aux membres peut-être. Changement du lieu de stockage à suivre.

Renouvellement du CS

Président : Xavier Lacot

Membre du conseil de surveillance : Jacques Bodin-Hullin

Membre du conseil de surveillance : Xavier Leune

Membre du conseil de surveillance : Laurence Hoizey

Membre du conseil de surveillance : Xavier Lacot

Membre du conseil de surveillance : Mikael Randy

Membre du conseil de surveillance : Cyril Pascal

Les membres sortants sont : Nicolas Silberman et Armel Fauveau

Quitus du bilan et de la constitution du nouveau conseil de surveillance

Vote: Le conseil de surveillance est approuvé à l’unanimité. Heure de fin : 16h05

Vote du changement des statuts

Vote: Les nouveaux statuts sont approuvés à l’unanimité. Heure de : 16h07

Vote du changement du règlement intérieur

Vote: Le nouveau règlement intérieur est approuvé à l’unanimité. Heure de fin : 16h08

Présentation du nouveau bureau

Programme et budget 2020 - 2021

Les grands axes de travail sont :

L’organisation du Forum 2020 avec une édition particulière vis-à-vis des 20 de l’AFUP et des 25 ans de PHP
L’organisation de l’AFUP Day 2020 et la préparation de l’AFUP Day 2021
Augmenter les actions au sujet de l’inclusivité
Poursuivre le lancement du pôle membership
Identifier des axes de diversification de financement (subventions, cotisations, etc)
Mises à jour des outils

Concernant le budget 2020 les axes sont :

Prévision d’une hausse concernant les évènements par rapport à la partie Anniversaire ainsi qu’aux augmentations des prestataires notamment pour palier aux problème des repas des deux dernières éditions
Une édition du Forum avec 820 personnes contre 750 en 2019
L’AFUP Day avec une ville de plus et des capacités supérieures concernant les villes qui en sont à leur deuxième édition ce qui devrait générer des revenus supplémentaires
Une augmentation des frais de personnel du fait du passage de 28 à 32h afin d’être en phase avec la charge de travail fournit et les horaires déjà constatés
Une optimisation des frais d’exploitation permise par la rationalisation des outils utilisés.

De par le résultat des diverses augmentations et de la dépense exceptionnelle sur la partie anniversaire, le budget prévisionnel présenté est donc négatif de 15 934€.

Notre trésorerie est de l’ordre de 145 000€ et le fond associatif de l’ordre de 161 000€. Cela, ainsi que les résultats positifs des 2 dernières années, nous permet tout d’abord d’aborder sereinement la dépense anniversaire exceptionnelle qui, de l’ordre de 13 630€, représente la majeure partie de ce résultat prévisionnel négatif. Mais d’avoir hormis cette dépense un budget négatif qui ne mettra pas en péril le fonctionnement de l’association ni la pérennité du poste salarié, tant que cela ne se reproduit pas plusieurs années de suite.

Un focus sur les coûts annuels qui augmentent

Les coûts d’accueil qui augmentent : agencement du lieu (bar open source, scénographie), l’accueil des personnes malentendantes (vélotypie, LSF), le buffet chaud prévu en 2020 après 2 loupés en 2018 et 2019. Lors du Forum 2019, nous avons décidé d’investir dans l’accessibilité de notre évènement avec une prestation de vélotypie qui avait coûté 4000€. Pour le Forum 2020, nous envisageons d’améliorer cette accessibilité en passant par un système plus performant et fiable, mais aussi plus cher. Des devis sont en cours, mais on parle d’au moins 8000€ voire plus en cas de signage en LSF. Les coûts de fonctionnement de l’association qui augmentent annuellement, l’événement devant couvrir en partie le fonctionnement de l’asso (séminaire, coût salarial, budget des antennes, etc.). Nous essayons là aussi de mettre en place tout cela tout en composant avec des recettes fixes. Sécuriser le budget devant des événements autour de nous qui peinent à trouver suffisamment de sponsors. Par exemple, pour le moment, le sponsoring sur l’AFUP Day Lille est difficile à trouver. Il ne s’agit pas d’une tendance uniquement de l’AFUP car d’autres évènements semblent dans les mêmes cas. Pour rappel 40% des recettes du Forum sont liées au sponsoring

Une réflexion est donc menée sur l’augmentation de la billetterie de l’évènement phare qu’est le Forum. Le souhait est que cette augmentation impacte différemment les visiteurs selon qu’ils soient membres AFUP ou non. Il est donc envisagé d’augmenter plus fortement les tarifs non membres pour continuer à marquer les avantages de l’adhésion à l’association.

Nous constatons que nos membres AFUP achètent en priorité au tarif de croisière : cela représente ⅓ des billets vendus. Le tarif resterait malgré tout très raisonnable, à moins de 200€ les deux jours avec les repas inclus et la soirée communautaire ouverte à toutes et tous. À noter que les late birds ne représentaient que 10% des recettes billetterie du Forum 2019 (soit 67 billets). Vis-à-vis de l’augmentation en cours de réflexion, celle-ci pourrait entraîner une recette supplémentaire de 20 000€. Nous pensons que cette augmentation nécessaire et qu’elle nous permettra de sécuriser les bénéfices du Forum qui participent au financement de l’AFUP, mais aussi de continuer à développer par exemple le financement de l’inclusivité lors de nos évènements.

Toujours concernant le budget, une réflexion est menée sur le moyen de développer de nouvelles sources de revenus, par exemple via des dépôts de subvention pour l’accessibilité.

Un fort souhait d’améliorer l’accessibilité lors de nos évènements au travers de diverses pistes ainsi que sur nos sites au travers du pôle outil.

Liste concernant le bureau :

Présidente : Cécile Hamerel, exerçant la profession de Chargée de marketing et communication

Trésorier : Sébastien Rogier, exerçant la profession de Développeur PHP

Secrétaire : Benoit Galati, exerçant la profession de Développeur

Vice-Président : Jérôme Vieilledent, exerçant la profession de Développeur

Vice-Trésorier : Morgan Auchedé, exerçant la profession de Développeur

Vice-Secrétaire : Jason Toulotte, exerçant la profession de Développeur

Liste concernant le conseil d'administration :

Mathieu Lemoine (1ère année)

Alan Poulain (1ère année)

Adrien Gallou (“1ère année”)

Cédric Mourizard (“1ère année”), exerçant la profession de directeur technique

Florian Ferrière (3ème année), exerçant la profession de développeur PHP

Muriel Lusseau (2ème année), exerçant la profession de développeuse

Gaetan Buellet (3ème année), exerçant la profession de directeur technique

Jean-Baptiste Nahan (2ème année), exerçant la profession de chef de projet

Vote

Le nouveau bureau et le nouveau conseil d'administration sont approuvés à l’unanimité Heure de fin : 16h33

Thème : Associatif / Année : 2020

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